Arkivleder har ansvar for all avlevering. Fagsystemer som er NOARK-godkjent kan avleveres elektronisk; i Lillesand kommune er det imidlertid bare Websak som avleveres elektronisk pr. i dag. Alle aktuelle fagsystemer (se mer i pkt. 5.2), unntatt ACOS Websak, blir avlevert på papir. Arkivleder har ansvar for at alt som skal avleveres på papir blir skrevet ut og arkivert.

Det bør tas uttrekk av elektronisk arkiv straks periodisering er fullført med to-årig overlappingsperiode. AAma anbefaler at det foretas prøveuttrekk så tidlig som mulig før endelig avlevering, både som test og sikkerhetsforanstaltning.

Kopi av uttrekk skal deponeres hos AAma så tidlig som mulig, men kommunen beholder likevel arkivansvaret i 25 år. Dette innebærer at den administrative enheten som produserte arkivmaterialet har ansvar for vedlikehold av uttrekkene, med sikkerhetskopi hos AAma. Etter 25 år overtar AAma ansvaret. Den administrative enheten som har deponert elektronisk materiale kan ikke slette dette fra sitt eget arkivsystem før endelig avlevering er godkjent.

Lillesand kommune har til dags dato ikke avlevert elektronisk arkiv. Acos Websak er det eneste fullelektroniske arkivsystemet som er i bruk i kommunen. Avsluttede arkivdeler i Websak ligger søkbare i systemet.
Vi planlegger å avlevere alle avsluttede arkivdeler til vårt depot AAma i løpet av 2017. Dette vil skje i samarbeid med Acos og AAma.