Lillesand kommune er å regne som ett offentlig organ etter arkivforskriften § 1-1.
Elektronisk sakarkivsystem (Websak) ble innført i Lillesand kommune i 2000. I perioden frem til 01.04.2007 blir det ikke skannet inngående dokumenter, databasen inneholder kun egenproduserte dokumenter. Kommunen har fra 01.04.2007 hatt sentralisert arkivtjeneste i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har fra samme tidspunkt anvendt ACOS Websak som fullelektronisk sakarkivsystem. Overgangen ble gjort med skarpt periodeskille (Websak) fra 01.04.2007. Papirarkivet ble overført til bortsettingsarkiv.
Lillesand kommune har ett felles postmottak på rådhuset som er lagt til sentralarkivet/ Avdeling for arkiv. Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele kommunen. Det meste av journalføring og administrativ behandling skjer i Websak. I tillegg har flere enheter elektroniske fagsystem for saksbehandling. For mer detaljert beskrivelse av de ulike arkivseriene (se pkt. 5.1).
Arkivleder er systemansvarlig for kommunens sakarkivsystem, ACOS Websak, som er det eneste fagsystemet som blir avlevert elektronisk. Systemeier for Websak er stabssjef. Ansvar og oppgaver knyttet til rollen som systemadministrator for de ulike fagsystemene, er beskrevet i kommunens retningslinjer for systemforvaltning (se pkt. 1.4.4 og pkt. 2.3.1).
Arkivordning
Arkivordningen i Lillesand kommune bygger på et skille mellom dagligarkiv, bortsettingsarkiv og depot.
a) Dagligarkivet inneholder materiale som er i aktiv bruk.
b) Bortsettingsarkivet inneholder papirbasert materiale som er overført fra dagligarkivet, og som ikke lenger er i aktiv bruk.
c) Depotet (Aust-Agder museum og arkiv) inneholder så langt materiale avlevert arkivmateriale på papir.
Interkommunale samarbeid, interkommunale selskap og aksjeselskap med kommunalt eierskap
En rekke offentlige tjenester for Lillesand kommune er skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet har arkivplanen en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder.
For Lillesand kommune gjelder dette følgende:
Interkommunale samarbeid
(I henhold til §§ 27 eller 28 i kommuneloven)
- KR-IKT (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
- STRUKTUR1 (Lillesand kommune er arkivansvarlig)
- Felles tekniske tjenester (oppmåling, eiendomsskatt og natur/miljø) for Lillesand og Birkenes kommuner (Birkenes kommune er arkivansvarlig)
- Langemyr skole og ressurssenter (Grimstad kommune er arkivansvarlig)
- Kulturskolen i Birkenes og Lillesand (Birkenes kommune er arkivansvarlig)
- Kemneren i Grimstad og Lillesand (Grimstad kommune er arkivansvarlig)
- Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
Interkommunale selskap
(Har separat arkivansvar og er pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.)
- Arendal Revisjonsdistrikt IKS
- KBR IKS
- Aust-Agder museum og arkiv (AAma)
- Libir IKS
- Miljøpartner Sør AS, (morselskap LIBIR)
Aksjeselskap med kommunalt eierskap
(Har separat arkivansvar og er pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.)
- Agder Energi AS
- Returkraft AS
- Avigo AS
- BIVA AS
- Lillesand næringsarealer AS (LINA)
- Kokkenes utvikling AS (KUAS)
Laster...