Innledning

Lillesand kommune er å regne som ett offentlig organ etter arkivforskriften § 1-1. Arkivloven med forskrifter og annet relevant regelverk ligger til grunn for kommunens arkivplan. Arkivplanen sier noe om arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan det skal forvaltes i Lillesand kommune. Arkivplanen gjelder for alle med et arkivansvar i Lillesand kommune. Alle våre styrende dokumenter for kommunens tjenester (planer, retningslinjer og rutiner) er dessuten tilgjengelig for alle ansatte via vårt elektroniske kvalitetssystem/ internkontrollsystem (EQS). 

En arkivplan er en samleplan som beskriver arkivdanningen i kommunen over en gitt periode. Arkivplanen skal være retningsgivende i forhold til arkivarbeid, deskriptiv i forhold til arkivstruktur og strategisk i forhold til fremtidige utfordringer. Kommunen plikter å ha en ajourført arkivplan, jf. arkivforskriften § 2-2.

Den foreliggende arkivplanen skal sikre at Lillesand kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Arkivplanens formål er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i kommunen, samtidig som den gir nødvendig bakgrunnsinformasjon for den som skal bruke arkivet som historisk kildemateriale.

Arkivplanen inneholder vedtak om delegering av arkivfullmakter, organisering av arkivtjenesten, og deponering for eldre og avsluttede arkiv. Arkivplanen gir også beskrivelse av de overordnede retningslinjer som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering. Ikke minst gir arkivplanen oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene.

Arkivplanen skal være retningsgivende for alt arkivarbeid i kommunen. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder. Det er viktig at arkivplanen regelmessig blir oppdatert i forhold til den virkeligheten som skal beskrives. Arkivplaner som er gått ut av bruk, skal arkiveres.

Arkivplanen er arkivalia på linje med kommunens øvrige egenproduserte dokumenter, jf. arkivforskriften § 3-20. Den skal derfor periodiseres på samme måte som sakarkivet. Når arkivplanen lagres i sakarkivet skal den inneholde en oppdatert oversikt over eventuelle omorganiseringer som fikk konsekvenser for arkivorganiseringen i perioden. Arkivplanen skal revideres hvert 4. år.