Fagansvarlig ved dokumentsenteret har hovedansvar for all avlevering av eldre papirarkiv. Fagsystemer som er NOARK-godkjent avleveres elektronisk.

Avlevering skal skje når materiale er ut av administrativt bruk, vanligvis 12-15 år. 

Arkivet skal være ordnet i serier. Omslag og mapper skal følge strukturen i arkivet og gi nødvendig informasjon om innholdet, slik som arkivkode, saksnummer, sakstittel o.l. Omslag og mapper skal være av syrefritt papir. Materiale som ikke passer inn i standardiserte arkivbokser, skal pakkes på forsvarlig måte i samråd med depotet.

Materialet skal være rengjort for støv og smuss. Materialet skal være renset av binders og plast. Dersom materialet er skadet, skal arkivdepotet gi råd om hvordan det kan repareres. Materialet skal være reparert før avlevering.

Ved avlevering til depot skal det vedlegges avleveringsliste med opplysninger om arkivskaper og innhold. Som minimum skal innholdsbeskrivelsen gi oversikt over arkivserier og arkivstykker i hver serie. Arkivstykkene skal være merket med arkivskapers navn og årstall.

AAma (KUBEN) har utarbeidet standardiserte avleveringslister. 

Fagansvarlig avtaler avlevering med KUBEN.

Oversikt over alle de fysiske arkivene som oppbevares ved KUBEN fra Lillesand kommune, og tidligere Høvåg kommune og Vestre-Moland kommune: