Lillesand kommune er å regne som ett offentlig organ etter arkivforskriften § 1-1.

Elektronisk sak-/arkivsystem (WebSak) ble innført i Lillesand kommune i 2000. I perioden frem til 01.04.2007 ble det ikke skannet inngående dokumenter, databasen inneholder kun egenproduserte dokumenter. Kommunen har fra 01.04.2007 hatt sentralisert arkivtjeneste i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har fra samme tidspunkt brukt ACOS WebSak som fullelektronisk sak-/arkivsystem. Overgangen ble gjort med skarpt periodeskille fra 01.04.2007. Papirarkivet ble overført til bortsettingsarkiv.

Lillesand kommune har frem til 31.12.2023 hatt ett felles postmottak på rådhuset som har vært lagt til sentralarkivet/Avdeling for arkiv. Fra 01.01.2024 er arkivtjenesten i Lillesand kommune samlokalisert i felles dokumentsenter med arkivtjenesten i Birkenes kommune. All post til Lillesand kommune sendes til pb 115, 4795 Birkeland og felles dokumentsenter fordeler post videre elektronisk eller via internpost til rådhuset i Lillesand. Dokumentsenteret fungerer som en journalføringsenhet for hver kommune med hver sin postjournal og hvert sitt arkiv. 

Det meste av journalføring og administrativ behandling skjer i WebSak. I tillegg har flere enheter elektroniske fagsystem for saksbehandling. 

Arkivordning

Arkivordningen i Lillesand kommune bygger på et skille mellom dokumentsenter, fjernarkiv og depot.

a) Dokumentsenter oppbevarer kun papirdokumenter som er skannet, disse skal makuleres etter 6 mnd. 

b) Fjernarkivet inneholder papirbasert materiale som ikke lenger er i aktiv bruk. (Eldre papirarkiv, før fullelektronisk arkivering av sak-/arkivsystem og fagsystemer.)

c) Depotet (Aust-Agder museum og arkiv) inneholder så langt materiale avlevert arkivmateriale på papir. 

Interkommunale samarbeid, interkommunale selskap og aksjeselskap med kommunalt eierskap

En rekke offentlige tjenester for Lillesand kommune er skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet har arkivplanen en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. 

For Lillesand kommune gjelder dette følgende:

Interkommunale samarbeid
(I henhold til §§ 27 eller 28 i kommuneloven)

• IT-tjenesten i Birkenes og Lillesand kommuner (Lillesand kommune er arkivansvarlig)
• STRUKTUR1, interkommunalt samarbeid om lønn og regnskap, med eget styre (Lillesand kommune er arkivansvarlig)
• Felles tekniske tjenester (oppmåling, eiendomsskatt og natur/miljø) for Lillesand og Birkenes kommuner (Birkenes kommune er arkivansvarlig)
• Langemyr skole og ressurssenter (Grimstad kommune er arkivansvarlig)
• Kulturskolen i Birkenes og Lillesand (Birkenes kommune er arkivansvarlig)
• Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
• Arbeidsgiverkontroll (Arendal kommune er arkivansvarlig)
• Responssenter trygghets- og varslingsteknologi (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
• Legevakt (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
• Dokumentsenter for Birkenes og Lillesand kommuner (Birkenes er arkivansvarlig)

Interkommunale selskap
(Har separat arkivansvar og er pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.)

• Arendal Revisjonsdistrikt IKS
• KBR IKS
• Aust-Agder museum og arkiv (AAma)
• VETAKS – Vestfold, Telemark og Agder Kontrollutvalgssekretariat IKS
• Grimevann interkommunalt vannverk (eies sammen med Kristiansand kommune)
• Libir IKS
  • Miljøpartner Sør AS, (morselskap LIBIR)

Aksjeselskap med kommunalt eierskap
(Har separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2 dersom kommunen sin eierandel er større enn 50 %.)

• Å Energi AS
• Returkraft AS
• Avigo AS
• BIVA AS
• Lillesand næringsarealer AS (LINA)
• Agder næringsselskap
• Radio L Lillesand Nærradio AS
• Aust-Agder Næringsselskap AS

Eierandel: Lillesand kommunes eierinteresser - LILLESAND KOMMUNE