Innledning

Lillesand kommune er å regne som ett offentlig organ etter arkivforskriften § 1-1. Arkivloven med forskrifter og annet relevant regelverk ligger til grunn for kommunens arkivplan. Arkivplanen sier noe om arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan det skal forvaltes i Lillesand kommune. Alle arkivmedarbeidere, ledere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder. Alle våre styrende dokumenter for kommunens tjenester (planer, retningslinjer og rutiner) er dessuten tilgjengelig for alle ansatte via vårt elektroniske kvalitetssystem/ internkontrollsystem (EQS). Dette vil også sikre internkontroll knyttet til dokumentasjonsforvaltningen i kommunen.

Det er viktig at arkivplanen regelmessig blir oppdatert i forhold til den virkeligheten som skal beskrives. Arkivplaner som er gått ut av bruk, skal arkiveres.

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i Lillesand kommune. Kommunen plikter å ha en ajourført arkivplan, jf. arkivforskriften § 2-2.

Den foreliggende arkivplanen skal sikre at Lillesand kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."