Ansvar og fullmakter

Kommunedirektørens arkivansvar

I følge arkivforskriftens § 1-2 har kommunedirektøren øverste ansvar for kommunens arkiver og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i kommuneadministrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

I Lillesand kommune har kommunedirektøren delegert det overordnede arkivansvaret til kommunalområde organisasjon, som ledes av kommunalsjef organisasjon.

Felles dokumentsenter for Birkenes og Lillesand kommuner

Fra 01.01.2024 er det etablert felles dokumentsenter for Birkenes og Lillesand kommuner. Dette ble vedtatt politisk i begge kommuner i juni 2023. Birkenes kommune er vertskommune og dokumentsenteret er lokalisert på Birkeland. Dokumentsenteret hører til tjenesteområde organisasjon og enhet kommunikasjon og kultur i Birkenes kommune. Det blir etablert faste møtepunkter mellom kommunene for å følge opp dette arkivansvaret.

Dokumentsenteret og fagansvarlig - ansvar og fullmakter

Fagansvarlig for dokumentsenteret har ansvaret for daglig drift og de historiske arkivene i Birkenes og Lillesand kommuner. Dette innebærer at fagansvarlig har et overordnet ansvar for alle kommunens arkiver, noe som vil sikre en enhetlig planlegging, behandling, styring og kontroll for hele arkivdanningen i kommunen.

Personal- og budsjettansvaret for de tilsatte og tjenesten er lagt til enhetsleder for kommunikasjon og kultur i Birkenes kommune.

Dokumentsenterets  hovedoppgave er å kvalitetssikre kommunenes dokumenthåndtering.  

Dokumentsenteret har ansvar for eller skal sørge for:

• Et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkiv og dokumentasjonsforvaltning
• Et daglig fagansvar for drift av kommunens arkivtjeneste, herunder:
  • Åpne, sortere, registrere og fordele all post som mottas ved kommunens postmottak. Dette inkluderer både ordinær post til kommunens postadresse, elektronisk post mottatt gjennom kommunens  epostmottak, post mottatt gjennom andre digitale kanaler eller andre forsendelser.
  • Sørge for at arkivverdig saksdokumentasjon som mottas hos dokumentsenteret registreres og journalføres i kommunens sak-/arkivsystem. Post som skal registreres i fagsystemer videresendes. 
  • Sørge for kontroll og arkivfaglig kvalitetssikring av alle registreringer som gjøres i sak-/arkivsystemet.
  • Arkivfaglig og teknisk brukerstøtte i kommunens sak-/arkivsystem.
  • Legge til rette for samarbeid med fagenhetene, slik at arkivverdige dokumenter som skal registreres i sak-/arkivsystemet blir registrert og journalført.  
  • Publisering av offentlig journal på kommunens hjemmeside
• Systemansvar for kommunens sak-/arkivsystem, se mer info nedenfor
• Faglig ansvar for kommunens fjernarkiv,  herunder:
  • Gi faglige råd til Lillesand kommune
  • Tilgang til fjernarkivet, gå råd om tilgangsstyring til Lillesand kommune
  • Sørge for at arkiv som skal bevares ordnes og avleveres til Aust-Agder museum og arkiv, avd. KUBEN
• Påse at arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunen er i samsvar med gjeldende lover og reglement
• Sørge for at internkontroll med arkiv og dokumentasjonsforvaltning implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll
• Føre tilsyn med og inneha instruksjonsmyndighet ovenfor fagenhetene i deres arkivarbeid slik at dette skjer i tråd med bestemmelsene gitt i kommunens arkivplan
• Initiere og forestå kompetansehevende tiltak relevant for arkivfaget
• Utviklings- og forbedringsarbeid 
• Å bli tatt med på råd når kommunen skal kjøpe inn nye fagsystem
• Konsulteres og få uttale seg om konsekvensene for dokumentasjonsforvaltningen av planlagte omorganiseringer i kommunen
• Å være representert i arbeidsgrupper, prosjektgrupper og tilsvarende som behandler saker av betydning for kommunens dokumentasjonsforvaltning
• Fagansvarlig skal være kommunens kontaktperson til KUBEN
• Sletting, destruksjon og flytting av arkiv skal alltid avklares med fagansvarlig. Dette gjelder både for papirarkiv og elektroniske arkiv (fagsystem).
• Ved inngåelse av kommunale samarbeid skal fagansvarlig involveres for vurdering av de arkivfaglige konsekvensene. 

Ansvar fjernarkiv Lillesand kommune

Lillesand kommune har ansvar for fjernarkivet på rådhuset i Lillesand kommune. Det innebærer krav til lokaler, tilgangsstyring og sikring av kommunens papirarkiv. Kommunalområde organisasjon har delegert ansvar for å bistå enheter med gjenfinning av arkivmateriale til ansatt i Lillesand kommune som har erfaring fra arkiv. Dette ble vurdert som den mest sikre og effektive løsningen ved etablering av felles dokumentsenter på Birkeland, siden tidligere avdeling for arkiv ikke lenger er lokalisert på rådhuset.

Saksbehandlers arkivansvar/rolle:

Saksbehandlere har et viktig ansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere skal:

• følge lov og forskrift som regulerer arkivarbeidet
• følge retningslinjer og rutiner som gjelder for enheten og fagsystemet de benytter
• benytte godkjente arkivløsninger og systemer for arkivverdig dokumentasjon
• være ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir korrekt arkivert, og ikke opprette egne arkiver med originaldokumenter
• sikre at originaldokumenter/dokumentasjon ikke blir skadet, går tapt eller blir utsatt for urettmessig innsyn under saksbehandling

Roller og ansvar for kommunens sak/-arkivsystem

Systemansvarlig for WebSak er fagansvarlig på dokumentsenteret. Systemeier er avtalepart for WebSak overfor ACOS. I Birkenes og Lillesand kommuner ligger ansvaret som systemeier på kommunalsjefnivå.

Fagansvarlig har oppgaver knyttet til systemadministrasjon og det faglige arkivansvar for arkivdelene. Ledere i Lillesand kommune har ansvaret for å melde inn nye brukere av WebSak via ansatthjelp, tilsvarende skal beskjed om avslutning av tilganger i WebSak også sendes via ansatthjelp. Fagledere og avdelingsledere for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene i Lillesand kommune. IT-tjenesten har egen systemoversikt som viser systemeier og systemansvarlig.

Roller og ansvar for systemansvarlig på  fagsystemer