Arkivplanen skal sikre at Lillesand kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens §6:

«Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.»

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i Lillesand kommune.

Planen er inndelt i fem hovedkapitler:

• Organisering og ansvar
• Lover/forskrifter/regelverk
• Rutiner (for arkivtjenesten, saksbehandlere, journalføring i sak-/arkivsystem og fagsystemer, papirarkiv og elektronisk arkiv m.m.)
• Fjernarkiv og depot
• Oversikt over arkivserier/arkivdeler og elektroniske systemer

Arkivplanen skal være retningsgivende for kommunens dokumenthåndtering og alt arkivarbeid. Alle ledere, saksbehandlere og dokumentforvaltere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder.